01
Procurement & Einkauf
Bestellungen, Lieferantenauswahl, Ausschreibungsanforderungen, Supplier Management, Vertragsbedingungen
- “Wer genehmigt einen €50.000 Einkauf?”
- “Brauche ich Angebote dafür?”
- “Wie füge ich einen neuen Lieferanten hinzu?”
05Für Finance Teams
Beschaffungsrichtlinien, die jeder wirklich versteht
Der Volentis Finance Agent erklärt Genehmigungsworkflows, Einkaufsgrenzen und Spesenverfahren, damit beim ersten Mal alles richtig läuft.
60%weniger Verfahrensfehler
40%schnellere Rechnungsverarbeitung
70%weniger Compliance-Abweichungen
85%+First-Time-Approval-Rate
ASo funktioniert es
So funktioniert es
Stellen Sie Finance- und Beschaffungsfragen in natürlicher Sprache. Erhalten Sie klare Antworten mit Richtlinienreferenzen und Genehmigungsworkflows.
Mitarbeiter
Wer muss eine €50.000 Bestellung genehmigen?
Volentis.ai
Gemäß Procurement Policy (FIN-POL-003) Genehmigungsmatrix: €50.000 erfordert: 1) Abteilungsleiter-Genehmigung, 2) Finance Director-Genehmigung, 3) CFO-Genehmigung (für Beträge >€25.000). Zusätzliche Anforderungen: Mindestens 3 Lieferantenangebote erforderlich, Procurement-Team muss Lieferanten-Credentials validieren, Legal Review bei neuem Lieferanten oder nicht standardmäßigen Bedingungen. Zeitrahmen: Planen Sie 5-7 Werktage für den vollständigen Genehmigungszyklus ein.
Hohe KonfidenzQuelle verifiziert
Mitarbeiter
Wie reiche ich Reisekosten ein?
Volentis.ai
Aus der Expense Policy (FIN-POL-007): Schritt 1: Alle Belege sammeln (erforderlich für Ausgaben >€25), Schritt 2: Innerhalb von 30 Tagen nach der Reise über das Expense Portal einreichen, Schritt 3: Anhängen: Belege, Reisegenehmigungsformular, Meeting-Agenda. Limits: Hotel max €180/Nacht (EU-Hauptstädte), €150/Nacht (andere). Mahlzeiten: Max €75/Tag inkl. Trinkgeld. Manager-Genehmigung vor Einreichung erforderlich. Erstattung innerhalb von 10 Werktagen nach Genehmigung.
Hohe KonfidenzQuelle verifiziert
Mitarbeiter
Was ist unsere Richtlinie für bevorzugte Lieferanten?
Volentis.ai
Gemäß Preferred Supplier Policy (FIN-POL-012): Bevorzugte Lieferanten müssen verwendet werden für: IT-Hardware (Dell, HP), Bürobedarf (Staples), Reisen (Company Travel Agency), Cloud-Services (AWS, Azure - genehmigte Liste). Ausnahmen erfordern: Schriftliche Begründung, Kostenvergleich mit bevorzugtem Lieferanten, Procurement Manager-Genehmigung, Legal Review für Verträge >€10.000. Ausnahmeantrag: Finance Portal > Procurement > Exception Request.
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Mitarbeiter
Wann ist eine Ausschreibung erforderlich?
Volentis.ai
Basierend auf der Procurement Policy (FIN-POL-003) Ausschreibungsschwellen: >€10.000: Mindestens 3 Angebote erforderlich, >€50.000: Formaler RFQ-Prozess, >€150.000: Vollständige Ausschreibung mit Evaluierungskomitee, >€215.000 (EU-Schwelle): Öffentliche Ausschreibung erforderlich. Kategorieausnahmen: Notfallkäufe (dokumentiert), Sole Source (technische Begründung erforderlich), Rahmenverträge (vorab ausgeschrieben). Alle Ausschreibungen dokumentiert im Procurement Register.
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BWobei der Finance Agent helfen kann
Wobei der Finance Agent helfen kann
Der Finance Agent ist auf Ihre Finanzrichtlinien und -verfahren trainiert. Hier sind die typischen Anwendungsfälle:
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Spesen & Reisen
Spesenabrechnungen, Reiserichtlinien, Tagessätze, Beleganforderungen, Erstattungszeiträume
- “Wie reiche ich Reisekosten ein?”
- “Was ist das Hotellimit für Paris?”
- “Brauche ich einen Beleg fürs Mittagessen?”
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Genehmigungsworkflows
Genehmigungsmatrizen, Autorisierungslimits, Delegationsregeln, Eskalationsverfahren
- “Wer muss das genehmigen?”
- “Kann mein Manager €30.000 genehmigen?”
- “Wie lange dauert die Genehmigung?”
04
Budget & Kostenstellen
Budgetallokation, Kostenstellencodes, Budgetübertragungen, Abweichungserklärungen
- “Welche Kostenstelle für diese Ausgabe?”
- “Wie beantrage ich eine Budgetübertragung?”
- “Was ist unser verbleibendes Budget?”
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Rechnungsverarbeitung
Rechnungseinreichung, Zahlungsbedingungen, Matching-Anforderungen, Zahlungsstatus
- “Wie reiche ich eine Rechnung ein?”
- “Wann wird diese Rechnung bezahlt?”
- “Was ist unsere Zahlungsbedingungs-Policy?”
06
Finanzrichtlinien
Richtlinieninterpretation, Compliance-Anforderungen, Ausnahmeprozess, Audit-Vorbereitung
- “Was ist die Richtlinie für Geschenke?”
- “Wie beantrage ich eine Ausnahme?”
- “Welche Dokumentation benötigen Auditoren?”
CIst der Finance Agent richtig für Sie?
Ist der Finance Agent richtig für Sie?
Der Finance Agent liefert den größten Mehrwert für Organisationen mit diesem Profil:
Genehmigungskomplexität
Mehrstufige Genehmigungsmatrizen
Unterschiedliche Schwellenwerte und Genehmiger für verschiedene Einkaufskategorien
Transaktionsvolumen
Erhebliche Beschaffungs- und Spesenaktivität
Genug Transaktionen, bei denen Verfahrensfehler bedeutsame Kosten verursachen
Dokumentation
Finanzrichtlinien und -verfahren dokumentiert
Vorhandene Richtliniendokumente für akkurate Anleitung
Aktuelle Herausforderung
Abgelehnte Anfragen und Nacharbeit
Zeitaufwand für abgelehnte Spesenabrechnungen, falsche Genehmigungen, Richtlinienfragen
DFunktioniert mit Ihren Finanzsystemen
Funktioniert mit Ihren Finanzsystemen
Der Finance Agent verbindet sich mit Ihrer bestehenden Finanzdokumentation und Prozessen:
ERP-Systeme
SAP, Oracle, Microsoft Dynamics für Richtlinienreferenz und Prozessanleitung
Expense Management
Concur, Expensify, SAP Concur für Spesenrichtlinien-Guidance und Prozess-Support
P2P-Plattformen
Coupa, Ariba, Basware für Beschaffungsrichtlinien-Guidance und Genehmigungsworkflows
SharePoint
Zugriff auf Finanzrichtlinien, Verfahrensdokumente und Genehmigungsmatrizen
Microsoft Teams
Finanzfragen direkt im Teams-Chat beantworten
Direkter Upload
Finanzrichtlinien und -verfahren für sofortige Nutzung hochladen
💡 Ihr System nicht dabei? Wir integrieren mit jeder API-fähigen Plattform.
Unterstützte Dokumenttypen
FinanzrichtlinienGenehmigungsmatrizenSpesenrichtlinienBeschaffungsverfahrenBudget-Templates
EWas kann der Finance Agent?
Was kann der Finance Agent?
Ihr Finanzrichtlinien-Experte, der Compliance vom ersten Tag an sicherstellt.
- Genehmigungsworkflows und Einkaufsschwellenwerte erklären
- Speseneinreichung und Erstattungsprozesse anleiten
- Anforderungen und Ausnahmen für bevorzugte Lieferanten klären
- Ausschreibungsschwellen-Guidance nach Kategorie bereitstellen
- Rechnungsverarbeitungs- und Zahlungsfragen beantworten
- Neue Mitarbeiter schnell in Finanzverfahren einarbeiten
- Fragen in allen EU-Sprachen beantworten
- Vollständigen Audit Trail für jede Anfrage führen
FKlare Grenzen: Was der Finance Agent nicht tut
Klare Grenzen: Was der Finance Agent nicht tut
Der Finance Agent bietet Anleitung und Richtlinieninterpretation, hält aber wichtige Grenzen ein:
✓
Keine finanziellen Genehmigungen
Der Finance Agent erklärt, wer genehmigen muss und wie, genehmigt aber keine Transaktionen oder autorisiert Ausgaben. Alle Genehmigungen erfolgen über die richtigen Kanäle.
✓
Beträge und Limits erfordern Verifizierung
Richtlinienschwellenwerte und Limits synchronisieren automatisch aus Ihren Dokumenten. Verifizieren Sie immer in Ihrem Finanzsystem, bevor Sie Verpflichtungen eingehen.
✓
Richtlinieninterpretation, keine Beratung
Der Finance Agent erklärt Richtlinien wie dokumentiert. Für Grenzfälle, Ausnahmen oder Richtlinienklarstellungen konsultieren Sie Ihr Finance-Team.
✓
Vollständiger Audit Trail
Jede Frage und Antwort wird protokolliert. Finance-Teams können prüfen, welche Anleitung gegeben wird und Richtlinienlücken oder Verständnisprobleme identifizieren.
Der Finance Agent bietet Anleitung basierend auf Ihren dokumentierten Richtlinien und Verfahren. Für Finanzentscheidungen, Ausnahmen oder Verpflichtungen folgen Sie immer den formalen Genehmigungsprozessen Ihrer Organisation.
GWarum Volentis.ai vertrauen?
Warum Volentis.ai vertrauen?
01
Keine Halluzinationen
Antworten stammen ausschließlich aus Ihren freigegebenen Dokumenten. Wenn Informationen nicht verfügbar sind, sagt das System es Ihnen. Kein Raten, kein Erfinden.
02
Quellenangabe
Jede Antwort enthält exakte Verweise auf Quelldokumente. Klicken Sie durch, um die Informationen selbst zu verifizieren.
03
DSGVO & EU AI Act Compliant
Für europäische Unternehmen entwickelt. Daten verlassen niemals die EU. Vollständiger Audit Trail für jede Interaktion.
Vertraut von europäischen Unternehmen
Bereit, kostspielige Verfahrensfehler zu eliminieren?
Sehen Sie, wie der Volentis Finance Agent First-Time-Right-Raten verbessern kann bei gleichzeitiger Reduzierung der Arbeitsbelastung des Finance-Teams.
Jede Anleitung-Query wird protokolliert. Audit-ready Trail, was Mitarbeitern wann gesagt wurde.
⏱ Live in 2-4 Wochen✓ Keine Kreditkarte erforderlich✓ EU-Datenresidenz
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